Personuppgiftshantering

Svenska Botaniska Föreningen behandlar olika personuppgifter beroende på i vilket ärende du har kontakt med oss.
Här nedan finner du vår integritetspolicy för hantering av personuppgifter.
Du kan hoppa direkt till den kategori du vill läsa om genom att klicka på länkarna nedan:
Medlemmar
Förtroendevalda/funktionärer/volontärer
Kunder
Anställd personal
Övriga ärenden
Hur vi behandlar dina uppgifter
Dina rättigheter
Begär information, rättelse eller radering


Personuppgiftsansvarig

Svenska Botaniska Föreningen, 802006-9681
Norbyvägen 18 A
752 36 Uppsala

Tel: 018-471 28 91


Medlemmar

Vilka uppgifter hanterar Svenska Botaniska Föreningen (SBF)
  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Födelseår.
  • Beställningshistorik.
  • Föreningsaktivitet.
  • Foton, ljud och bildupptagningar
Vilken rättslig grund har vi till att spara dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal.
När du anmäler dig som medlem till föreningen eller betalar din medlemsavgift ingår du ett avtal om medlemskap med SBF.

Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBF har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.

Vad används dina uppgifter till

Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig, såsom ge dig medlemsservice, tidskrifter, information, exempelvis skicka ut nya broschyrer och leverera beställda varor.

Dina uppgifter sparas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.

Personuppgifter så som namn, föreningsaktivitet, foton, ljud och bildupptagningar som dokumenterar föreningens verksamhet och aktiviteter kan komma att sparas i föreningens arkiv.


Förtroendevalda/Funktionärer/Volontärer

Vilka uppgifter hanterar Svenska Botaniska Föreningen (SBF)
  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Personnummer, (endast förtroendevalda och arvoderade funktionärer)
  • Kontonummer (endast vid utbetalning av ekonomisk ersättning)
  • Funktionärsaktiviteter
  • Föreningsaktivitet.
  • Foton, ljud och bildupptagningar
Vilken rättslig grund har vi till att spara dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1a samtycke,
När du anmäler dig som funktionär/volontär/förtroendevald, samtycker du till att vi behandlar dina uppgifter för den aktivitet/förtroendeplats du anmält dig till.

Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBF har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.

Personuppgifter som behandlas i samband med utbetalning av ersättning sparas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1c, rättslig förpliktelse, i detta fall bokföringslagen.

Vad används dina uppgifter till

Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig och för att kunna genomföra den aktivitet som du är anmäld till, för att kunna ge dig den information du behöver och eventuella ersättning

Dina uppgifter kan komma att användas och spridas publikt om det behövs för aktivitetens genomförande. Denna information kommer att finnas på anmälan till aktiviteten.

Personuppgifter så som namn, föreningsaktivitet, foton, ljud och bildupptagningar som dokumenterar föreningens verksamhet och aktiviteter kan komma att sparas i föreningens arkiv.

Dina uppgifter sparas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.

Uppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.


Kunder:

Vilka uppgifter hanterar Svenska Botaniska Föreningen (SBF)
  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Beställningshistorik.
  • Betalningshistorik
Vilken rättslig grund har vi till att spara dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal.
När du gör en beställning hos SBF ingår du ett köpeavtal med SBF.

Personuppgifter som rör betalningar hanteras i enlighet med Dataskyddsförordningen 6.1c Rättslig förpliktelse, i detta fall Bokföringslagen.

Vad används dina uppgifter till

Dina uppgifter behandlas för att SBF ska kunna fullgöra vårt köpeavtal och leverera din beställning till dig. För att uppnå detta kan dina uppgifter behöva lämnas till föreningens personuppgiftsbiträden1.

Dina uppgifter behandlas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.


Anställd personal

Vilka uppgifter hanterar Svenska Botaniska Föreningen (SBF)
  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Personnummer
  • Löneuppgifter
  • Kontonummer
  • Anställningsavtal
  • Foton, ljud och bildupptagningar
  • Material framtaget i tjänsten, där den anställdes personuppgifter finns angivna.
  • Kontaktinformation till anhörig
Vilken rättslig grund har vi till att spara dina uppgifter

Vi behandlar anställdas personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal, som regleras genom anställningsavtalet för den aktuella tjänsten.

SBF kan utöver ovanstående uppgifter behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att SBF ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare, Dataskyddsförordningen artikel 6.1 c.

Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBF har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.

Vad används dina uppgifter till

Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden som arbetsgivare gentemot dig.

Dina uppgifter sparas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis bokföringslagen, socialavgiftslagen.

Personuppgifter så som namn, föreningsaktivitet, foton, ljud och bildupptagningar som dokumenterar föreningens verksamhet och aktiviteter kan komma att sparas i föreningens arkiv.

Ditt namn, bild och kontaktuppgifter inom SBF kan även komma att spridas publikt, så som på föreningens hemsida och i våra tidskrifter för att kunna informera om föreningens verksamhet


Övriga ärenden

Vilka uppgifter hanterar Svenska Botaniska Föreningen (SBF)

SBF hanterar de personuppgifter som du lämnar i samband med att du kontaktar SBF.

Vilken rättslig grund har vi till att spara dina uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. För att kunna behandla ditt ärende behöver SBF behandla de personuppgifter som du lämnat i din kontakt med SBF.

Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBF har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.

Vad används dina uppgifter till

Dina uppgifter används för att SBF ska kunna besvara den fråga som ställts till föreningen i ditt ärende. För att uppnå detta kan dina uppgifter behöva lämnas till föreningens personuppgiftsbiträden1.

Dina uppgifter sparas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning.

I ärenden som handläggs av SBF:s styrelse, kan personuppgifter dokumenteras i underlag och protokoll.

Dina uppgifter kan komma att sparas i föreningens arkiv om ditt ärende rör föreningens verksamhet eller aktiviteter.


Vem hanterar dina uppgifter

Dina personuppgifter hanteras främst av SBF:s personal och i vissa fall även av SBF:s styrelsemedlemmar och funktionärer.

Utöver dessa kan även SBF:s personuppgiftsbiträden hantera dina uppgifter på uppdrag av SBF.
1Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk person eller ett företag/organisation, som på uppdrag av SBF hanterar SBF:s personuppgifter.

SBF:s personuppgiftsbiträden

Föreningshuset Sedab AB (556469-9303), Medlemsregister
Exakta Printing (556364-1595), Tryckeri
Visma SPCS (556252-9155), Webbutik, kundregister, lönesystem
IT-stöd Skaraborg AB (556664-0362), Kundregister, bokföring, lönesystem
FS-data (556619-0095), Hemsida, e-post
Microsoft AB (556233-4804), Dokumenthantering
Adobe Systems (556408-2161), Dokumenthantering
Dropbox Sweden (669010-3973), Dokumenthantering
Storegate AB (556623-6179), Dokumenthantering

Var lagras dina uppgifter

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom Sverige och i viss mån inom övriga EU/EES.
De kan dock i vissa fall överföras till och behandlas i länder utanför EU/EES, beroende på var personuppgiftsbiträdenas servrar är placerade.

SBF är fast besluten att alltid skydda dina personuppgifter och därför kommer SBF att vidta alla rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med och på samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.


Hur länge sparas dina personuppgifter?

Generellt sparar SBF dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBF ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser, samt så länge som är obligatoriskt på grund av lagkrav.

SBF sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBF ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser gentemot dig som medlem.

Uppgifter som rör betalningar och fakturor, utbetalningar, löner mm sparas enligt bokföringslagens krav i 7 år, både digitalt och som papper i arkivboxar i låst utrymme.

SBF sparar funktionärers personuppgifter till dess att aktiviteten är avslutad.
Där efter sparas ditt namn och aktivitet i föreningens arkiv, övriga uppgifter raderas.

Vid återkommande aktiviteter sparas funktionärers kontaktuppgifter fram till nästa aktivitet, där efter raderas uppgifterna om inte en ny anmälan har inkommit.

Anställningsavtal sparas så länge anställningsförfarandet existerar, där efter i 10 år innan avtalen normalt gallras ut ur SBF:s arkiv.

Avtal sparas under avtalets giltighet och där efter i 10 år, innan de normalt gallras ut ur SBF:s arkiv.

SBF sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för SBF ska kunna handlägga ditt ärende. Där efter raderas de uppgifter som inte behöver sparas enligt nedan.

Personuppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.

Personuppgifter som dokumenterats för att bevara information om SBF:s verksamhet och aktiviteter för framtiden, kan komma att sparas i föreningens arkiv.

Vad används dina uppgifter INTE till

  • SBF använder INTE dina uppgifter till automatiserat beslutsfattande eller profilering.
  • SBF använder INTE dina uppgifter till direkt marknadsföring.

Dina rättigheter

Det är SBF:s skyldighet att endast hantera korrekt, relevant och nödvändig information, för att kunna utföra våra åtaganden till dig.

  • Du har rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter (registerutdrag)
  • Du har rätt att begära att felaktiga uppgifter rättas.
  • Du har rätt att begära att få dina uppgifter raderade.
    • Om SBF inte kan radera vissa uppgifter på grund av lagliga åtaganden eller att innebär en alltför betungande insats, har du rätt att få veta vilka uppgifter som inte kan raderas och av vilken anledning.
  • Du har rätt till få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt användbart, maskinläsbart och kompatibelt format. SBF använder sig av Excel (.xlsx).

Du har rätt att göra invändningar mot användandet av dina personuppgifter.


Klagomål

Den som anser att SBF behandlar uppgifter om honom eller henne i strid med dataskyddsförordningen kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Skadestånd

En person som har lidit skada på grund av att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan ha rätt till skadestånd av den eller de personuppgiftsansvariga som medverkat vid behandlingen


Begära information, rättelser, radering eller meddela invändning gällande hantering av dina personuppgifter

Du kan begära ut information, rättelser, radering eller meddelar invändning gällande hantering av dina personuppgifter skriftligt via brev eller elektroniskt via e-post.

SBF ska inom 1 månad lämna svar från det att begäran inkommit till SBF.

Om SBF av någon anledning inte kan utföra det du önskar ska SBF inom samma tidsram meddela dig vad som ej kan utföras och av vilket skäl.

När du kontaktar oss får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att vi ska kunna säkerställa vem du är innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss.


1Personuppgiftsbiträde
Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk person eller ett företag/organisation, som på uppdrag av SBF hanterar SBF:s personuppgifter.

Uppdaterad: 2017-05-22