Svenska Botaniska Föreningen

• Kontaktinformation , så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress
• Personnummer
• Kontonummer (endast förtroendevalda och arvoderade funktionärer vid utbetalning av ekonomisk ersättning)
• Landskap/Floraprovins
• Beställningshistorik
• Förenings- och eller funktionärsaktivitet
• Foton, ljud och bildupptagningar
• Medlemskap i lokala botaniska föreningar

• Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
• Beställningshistorik.
• Betalningshistorik

Hantering av personuppgifter och integritetspolicy

2024-05-07 

En förutsättning för att kunna floraväkta är att man har ett konto på Artportalen. I samband med att man får det lämnar man samtycke till Artdatabankens villkor för hantering av personuppgifter och fynddata. I korthet innebär det att varje fynduppgift är offentlig (med vissa undantag) och kopplad till en person (med bl.a. art, position och datum).

Villkor för kontoinnehavare i Artportalen:
https://www.artdatabanken.se/tjanster-och-miljodata/villkor-kontohavare

Artdatabankens hantering av personuppgifter:
https://www.artdatabanken.se/om-oss/behandling-av-personuppgifter

För frågor kring personuppgifter och integritet kontakta: dataskydd@slu.se.

Speciellt för Floraväktarappen

Alla fynduppgifter som samlas in av Floraväktarappen lagras i Artportalen och appen följer dess riktlinjer. Floraväktarappen lagrar inga personuppgifter. Förifyllda uppgifter i samband med inloggningen lagras av mobilens webbläsare. Namn som visas på appens startsida hämtas från Artportalen i samband med inloggning.

Vid sökning efter floraväktarlokaler används valt område på kartan och det säger inget om var användaren egentligen befinner sig, så länge man inte använder GPS-funktionen. Koordinater till senaste kartområde lagras i appen. Vid rapportering kopplas användardata och tidpunkt till floraväktarlokalens koordinater.

Appen har tillgång till mobilens kamera och bilder, men endast valda bilder kan laddas upp och kopplas då till floraväktarlokalen.

All kommunikation mellan appen och Artdatabanken sker via en krypterad förbindelse (https).

Floraväktarappen är utvecklad av MindRoad AB (https://www.mindroad.se).
Kontakt: info@mindroad.se

Denna cookiepolicy gäller för SBF:s användning av cookies på vår webbplats. Denna cookiepolicy beskriver vilken typ av cookies vi använder på webbplatsen, varför vi använder cookies, hur du kan blockera eller radera cookies samt var du kan läsa mer om de specifika cookies som används.

Vad är en cookie?

En cookie är en liten fil, som sparas på din dator när du besöker en webbplats. Denna fil lagrar information som kan läsas av webbsidan om du besöker den igen vid ett senare tillfälle. Vissa kakor är nödvändiga för att sidan ska fungera ordentligt. Andra cookies förenklar för besökaren: De kommer ihåg dina inloggningsuppgifter eller vilket språk du har valt till exempel. Kakor innebär att du inte behöver fylla i samma information på nytt. Cookies används också i marknadsföringsändamål då de möjliggör att webbsidan kan identifiera dig som en återkommande besökare och kan då ge dig en personligare upplevelse.

Vad använder SBF cookies till?

Vissa cookies som SBF använder är absolut nödvändiga för att webbplatsen ska fungera korrekt och för att möjliggöra att du kan röra dig på webbplatsen och använda dess funktioner. Du behöver inte godkänna vår användning av nödvändiga cookies eftersom de krävs för att vi ska kunna tillhandahålla webbplatsen.

Webbplatsen använder även cookies som tillåter oss att optimera webbplatsens funktioner, att förbättra din upplevelse av webbplatsen, att göra webbplatsen enklare att använda samt att skräddarsy webbplatsen till dina intressen och behov. Dessutom används cookies för att sammanställa anonym statistik för att vi ska förstå hur våra användare surfar på webbplatsen och därigenom kunna förbättra oss.

SBF använder även cookies för att kunna marknadsföra oss personligare genom att skräddarsy annonser som mer troligt tilltalar dig.

Vilken typ av cookies använder vi?

Det finns tre typer av cookies på webbplatsen:

Sessionscookies

Cookies som tillfälligt lagras i webbläsarens minne under tiden som du besöker webbplatsen. De kan t.ex. användas för att identifiera vilket språk du har valt. Sessionscookies raderas när webbläsaren stängs.

Långvariga cookies

Cookies som sparas på din enhet under en längre tid. De används t.ex. vid funktioner som talar om vad som är nytt sedan du som användare senast besökte webbplatsen. Hur länge cookien ligger kvar på din enhet beror på livstiden på den specifika cookien och din webbläsares inställningar.

Tredjepartscookies

Cookies som tillhör andra domäner än de som visas i adressfältet. Tredjepartscookies öppnar upp möjligheter för att spåra användarens webbhistorik. SBF använder sig av verktygen Matomo Analytics Klicka på länken för att läsa mer om dem.

• Som medlem behandlar SBF dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal. När du anmäler dig som medlem till föreningen eller betalar din medlemsavgift ingår du ett avtal om medlemskap med SBF.

• Som funktionär/volontär/förtroendevald behandlar SBF dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1a samtycke. När du anmäler dig som funktionär/volontär/förtroendevald, samtycker du till att vi behandlar dina uppgifter för den aktivitet/förtroendeplats du anmält dig till.

• Som kund behandlar SBF dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal. När du gör en beställning hos SBF ingår du ett köpeavtal med SBF.

• Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBF har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.

• Personuppgifter som behandlas i samband med utbetalning av ersättning sparas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1c, rättslig förpliktelse, i detta fall bokföringslagen.

• Personuppgifter som rör betalningar hanteras i enlighet med Dataskyddsförordningen 6.1c Rättslig förpliktelse, i detta fall Bokföringslagen.

• Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som medlem eller kund. Såsom ge dig medlemsservice, tidskrifter, information, exempelvis skicka ut nya broschyrer och leverera beställda varor.
• Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig och för att kunna genomföra den aktivitet som du är anmäld till, för att kunna ge dig den information du behöver och eventuell ersättning.
• Dina uppgifter kan komma att användas och spridas publikt om det behövs för aktivitetens genomförande. Denna information kommer att finnas på anmälan till aktiviteten.
• Uppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.
• Dina uppgifter sparas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.
• Personuppgifter så som namn, föreningsaktivitet, foton, ljud och bildupptagningar som dokumenterar föreningens verksamhet och aktiviteter kan komma att sparas i föreningens arkiv.

• SBF använder INTE dina uppgifter till automatiserat beslutsfattande eller profilering.
• SBF använder INTE dina uppgifter till direkt marknadsföring.

Dina personuppgifter hanteras främst av SBF:s personal och i vissa fall även av SBF:s styrelsemedlemmar och funktionärer.

Utöver dessa kan även SBF:s personuppgiftsbiträden hantera dina uppgifter på uppdrag av SBF.
Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk person eller ett företag/organisation, som på uppdrag av SBF hanterar SBF:s personuppgifter.

SBF:s personuppgiftsbiträden:
Föreningshuset Sedab AB (556469-9303), Medlemsregister
Exakta Printing (556364-1595), Tryckeri
Fortnox (556469-6291), Ekonomisysten, lönesystem
Microsoft AB (556233-4804), Dokumenthantering
Adobe Systems (556408-2161), Dokumenthantering
Minutemailer AB (556986-5032), e-postutskick

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom Sverige och i viss mån inom övriga EU/EES.
De kan dock i vissa fall överföras till och behandlas i länder utanför EU/EES, beroende på var personuppgiftsbiträdenas servrar är placerade.

SBF är fast besluten att alltid skydda dina personuppgifter och därför kommer SBF att vidta alla rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med och på samma nivå
som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

• Generellt sparar SBF dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBF ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser, samt så länge som är obligatoriskt på grund av lagkrav.
• SBF sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBF ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser gentemot dig som medlem.
• Uppgifter som rör betalningar och fakturor, utbetalningar, löner mm sparas enligt bokföringslagens krav i 7 år, både digitalt och som papper i arkivboxar i låst utrymme.
• Anställningsavtal sparas så länge anställningsförfarandet existerar, där efter i minst 10 år innan avtalen kan gallras ut ur SBF:s arkiv.
• Avtal sparas under avtalets giltighet och där efter i 10 år, innan de normalt gallras ut ur SBF:s arkiv.
• SBF sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för SBF ska kunna handlägga ditt ärende. Där efter raderas de uppgifter som inte behöver sparas enligt nedan.
• Personuppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.
• Personuppgifter som dokumenterats för att bevara information om SBF:s verksamhet och aktiviteter för framtiden, kan komma att sparas i föreningens arkiv.

Det är SBF:s skyldighet att endast hantera korrekt, relevant och nödvändig information, för att kunna utföra våra åtaganden till dig.

• Du har rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter (registerutdrag)
• Du har rätt att begära att felaktiga uppgifter rättas.
• Du har rätt att begära att få dina uppgifter raderade.
  • Om SBF inte kan radera vissa uppgifter på grund av lagliga åtaganden eller att innebär en alltför betungande insats, har du rätt att få veta vilka uppgifter som inte kan raderas och av vilken anledning.
• Du har rätt till få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt användbart, maskinläsbart och kompatibelt format. SBF använder sig av Excel (.xlsx).
• Du har rätt att göra invändningar mot användandet av dina personuppgifter.

Klagomål

Den som anser att SBF behandlar uppgifter om honom eller henne i strid med dataskyddsförordningen kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Skadestånd

En person som har lidit skada på grund av att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan ha rätt till skadestånd av den eller de personuppgiftsansvariga som medverkat vid behandlingen.

Begära information, rättelser, radering eller meddela invändning gällande hantering av uppgifter.

Du kan begära ut information, rättelser, radering eller meddelar invändning gällande hantering av dina personuppgifter skriftligt via brev eller elektroniskt via e-post.

SBF ska inom 1 månad lämna svar från det att begäran inkommit till SBF.

Om SBF av någon anledning inte kan utföra det du önskar ska SBF inom samma tidsram meddela dig vad som ej kan utföras och av vilket skäl.

När du kontaktar oss får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att vi ska kunna säkerställa vem du är innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss.