Personuppgiftshantering

Personuppgiftsansvarig:

Svenska Botaniska Föreningen (SBF), 802006-9681
Kungsängens gård 206
753 23 Uppsala

E-post: info@svenskbotanik.se


Medlemmar
Funktionärer/volontärer/förtroendevalda
Kunder
Personal
Rättslig grund
Användning
Hantering och lagring
Dina rättigheter


Svenska Botaniska Föreningen hanterar följande uppgifter:

Medlemmar

  • Kontaktinformation , så sm namn, adress, telefonnummer och e-postadress
  • Födelseår
  • Landskap/Floraprovins
  • Beställningshistorik
  • Föreningsaktivitet
  • Foton, ljud och bildupptagningar

Funktionärer/volontärer/förtroendevalda

  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Personnummer, (endast förtroendevalda och arvoderade funktionärer)
  • Kontonummer (endast vid utbetalning av ekonomisk ersättning)
  • Funktionärsaktiviteter
  • Föreningsaktivitet.
  • Foton, ljud och bildupptagningar

Kunder

  • Kontaktinformation, så som namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Beställningshistorik.
  • Betalningshistorik

Rättslig grund

  • Som medlem behandlar SBF dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal. När du anmäler dig som medlem till föreningen eller betalar din medlemsavgift ingår du ett avtal om medlemskap med SBF.
  • Som funktionär/volontär/förtroendevald behandlar SBF dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1a samtycke. När du anmäler dig som funktionär/volontär/förtroendevald, samtycker du till att vi behandlar dina uppgifter för den aktivitet/förtroendeplats du anmält dig till.
  • Som kund behandlar SBF dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1b Avtal. När du gör en beställning hos SBF ingår du ett köpeavtal med SBF.
  • Personuppgifter som sparas i föreningens arkiv behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1f, ett berättigat intresse. SBF har ett berättigat intresse att bevara kunskapen om föreningens verksamhet och behöver därför bevara en del av ovanstående uppgifter.
  • Personuppgifter som behandlas i samband med utbetalning av ersättning sparas i enlighet med Dataskyddsförordningen artikel 6.1c, rättslig förpliktelse, i detta fall bokföringslagen.
  • Personuppgifter som rör betalningar hanteras i enlighet med Dataskyddsförordningen 6.1c Rättslig förpliktelse, i detta fall Bokföringslagen.

Användning

  • Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som medlem eller kund. Såsom ge dig medlemsservice, tidskrifter, information, exempelvis skicka ut nya broschyrer och leverera beställda varor.
  • Dina uppgifter används för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig och för att kunna genomföra den aktivitet som du är anmäld till, för att kunna ge dig den information du behöver och eventuell ersättning.
  • Dina uppgifter kan komma att användas och spridas publikt om det behövs för aktivitetens genomförande. Denna information kommer att finnas på anmälan till aktiviteten.
  • Uppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.
  • Dina uppgifter sparas även för att SBF ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot gällande lagstiftning, exempelvis Bokföringslagen.
  • Personuppgifter så som namn, föreningsaktivitet, foton, ljud och bildupptagningar som dokumenterar föreningens verksamhet och aktiviteter kan komma att sparas i föreningens arkiv.
  • SBF använder INTE dina uppgifter till automatiserat beslutsfattande eller profilering.
  • SBF använder INTE dina uppgifter till direkt marknadsföring.

Hantering av uppgifter

Dina personuppgifter hanteras främst av SBF:s personal och i vissa fall även av SBF:s styrelsemedlemmar och funktionärer.

Utöver dessa kan även SBF:s personuppgiftsbiträden hantera dina uppgifter på uppdrag av SBF.
Ett personuppgiftsbiträde är en fysisk person eller ett företag/organisation, som på uppdrag av SBF hanterar SBF:s personuppgifter.

SBF:s personuppgiftsbiträden:
Föreningshuset Sedab AB (556469-9303), Medlemsregister
Exakta Printing (556364-1595), Tryckeri
Visma SPCS (556252-9155), Webbutik, kundregister, lönesystem
IT-stöd Skaraborg AB (556664-0362), Kundregister, bokföring, lönesystem
FS-data (556619-0095), Hemsida, e-post
Microsoft AB (556233-4804), Dokumenthantering
Adobe Systems (556408-2161), Dokumenthantering

Mailchimp, The Rocket Science Group LLC , e-postutskick


Lagring av uppgifter

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom Sverige och i viss mån inom övriga EU/EES.
De kan dock i vissa fall överföras till och behandlas i länder utanför EU/EES, beroende på var personuppgiftsbiträdenas servrar är placerade.

SBF är fast besluten att alltid skydda dina personuppgifter och därför kommer SBF att vidta alla rimliga rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med och på samma nivå
som det skydd som erbjuds inom EU/EES.


Lagringstid

  • Generellt sparar SBF dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBF ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser, samt så länge som är obligatoriskt på grund av lagkrav.
  • SBF sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för att SBF ska kunna uppfylla avtalsförpliktelser gentemot dig som medlem.
  • Uppgifter som rör betalningar och fakturor, utbetalningar, löner mm sparas enligt bokföringslagens krav i 7 år, både digitalt och som papper i arkivboxar i låst utrymme.
  • Anställningsavtal sparas så länge anställningsförfarandet existerar, där efter i minst 10 år innan avtalen kan gallras ut ur SBF:s arkiv.
  • Avtal sparas under avtalets giltighet och där efter i 10 år, innan de normalt gallras ut ur SBF:s arkiv.
  • SBF sparar dina personuppgifter endast så länge som uppgifterna behövs för SBF ska kunna handlägga ditt ärende. Där efter raderas de uppgifter som inte behöver sparas enligt nedan.
  • Personuppgifter som har dokumenterats i protokollförda styrelsebeslut sparas i föreningens arkiv.
  • Personuppgifter som dokumenterats för att bevara information om SBF:s verksamhet och aktiviteter för framtiden, kan komma att sparas i föreningens arkiv.

Dina rättigheter

Det är SBF:s skyldighet att endast hantera korrekt, relevant och nödvändig information, för att kunna utföra våra åtaganden till dig.

  • Du har rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter (registerutdrag)
  • Du har rätt att begära att felaktiga uppgifter rättas.
  • Du har rätt att begära att få dina uppgifter raderade.
    • Om SBF inte kan radera vissa uppgifter på grund av lagliga åtaganden eller att innebär en alltför betungande insats, har du rätt att få veta vilka uppgifter som inte kan raderas och av vilken anledning.
  • Du har rätt till få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt användbart, maskinläsbart och kompatibelt format. SBF använder sig av Excel (.xlsx).
  • Du har rätt att göra invändningar mot användandet av dina personuppgifter.

Klagomål

Den som anser att SBF behandlar uppgifter om honom eller henne i strid med dataskyddsförordningen kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Skadestånd

En person som har lidit skada på grund av att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan ha rätt till skadestånd av den eller de personuppgiftsansvariga som medverkat vid behandlingen.

Begära information, rättelser, radering eller meddela invändning gällande hantering av uppgifter.

Du kan begära ut information, rättelser, radering eller meddelar invändning gällande hantering av dina personuppgifter skriftligt via brev eller elektroniskt via e-post.

SBF ska inom 1 månad lämna svar från det att begäran inkommit till SBF.

Om SBF av någon anledning inte kan utföra det du önskar ska SBF inom samma tidsram meddela dig vad som ej kan utföras och av vilket skäl.

När du kontaktar oss får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att vi ska kunna säkerställa vem du är innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss.