Årsmöte 2021 – Att använda Zoom

Vad är Zoom och varför använder vi denna lösning
Hur deltar jag i ett möte
Hur använder jag Zoom
Zoom och integritet
Vilka åtgärder har SBF tagit för att säkerställa säkerheten för deltagarna?
Inspelning av mötet
GDPR
Vad kan jag som medlem göra för att säkerställa min egna integritet?


Vad är Zoom och varför använder vi denna lösning

Zoom [zoom.us] är en kommersiell tjänst för videokonferenssamtal. Tjänsten är vald efter att ha utvärderat flera liknande tjänster.

Zoom är valet för årsmötet, framför allt på grund av att det är en av de videokonferenstjänster som klarar av större möten på ett bra sätt samt är en av de enklare för deltagare att använda.


Hur deltar jag i mötet

Testa gärna att tekniken fungerar före årsmötet börjar – det kommer finnas två testmöten där du kan testa att koppla upp dig och se att det fungerar.

  1. Du får en länk som du klickar på för att ansluta till mötet.
  2. Du kan ladda ner appen Zoom till datoriPhone eller android, antingen i förväg eller i samband med att du ansluter till mötet.
    Vi rekomenderar att du laddar ner appen i förväg.
  3. Du uppger ditt namn (Om du använt Zoom tidigare kan ditt namn redan vara inskrivet. Vi använder ditt namn för att stämma av deltagarlistan och röstlängden.
  4. När du ansluter till mötet är din mikrofon och kamera avstängd. Sätt gärna på kameran så att vi ser varandra, men låt mikrofonen vara av tills du begärt och tilldelats ordet.
  5. Klicka på “participants” för att se vilka som deltar i mötet. Det är också där du hittar knapparna för att rösta ja eller nej samt begära ordet, “raise hand”. Om du klickar på något av detta kommer en symbol för ditt val att dyka upp bredvid ditt namn i deltagarlistan.
  6. Klicka på “chat” för att öppna ett chattfönster. Se till att du skriver till “everyone” när du vill säga något till alla. Det är i chatten du lämnar yrkanden.
  7. Om du vill se alla deltagare i mötet, på dator klickar du uppe i högra hörnet, på mobil kan du swipe:a åt höger.
  8. Är ni flera som vill använda samma dator/enhet kan ni endast deltaga i omröstningar via aklamation. Vid slutna omröstningar behöver ni vara inloggade på varsin enhet.
    1. Är ni fler som använder samma enhet – skriv in alla era namn i rutan enligt punkt 3.

Om du har problem med att ansluta till Zoom inför mötet, kontakta i första hand personalen. En särskild tekniksupport kommer att finnas tillgänglig under dagen för årsmötet.


Hur använder jag Zoom?

Wikimedia Sverige har tagit fram två instruktionsfilmer för hur man använder Zoom, en för hur man använder Zoom på en dator och en för hur man använder Zoom på mobilen. Filmerna är anpassade för Wikimedia Sveriges årsmöte, men vi hoppas att du även i allmänhet med hjälp av dem kan känna dig trygg med hur tekniken fungerar. Om du fortsatt har frågor är du välkommen att höra av dig till oss på kansliet, så ska vi göra det bästa vi kan för att besvara dina frågor.

Zoom har även tagit fram en egen instruktionsfilm på engelska om hur man ansluter. Vill du ha mer stöd än från dessa filmer kan du använda dig av den: Att ansluta till Zoom

Instruktionsfilm – Zoom mobil
Instruktionsfilm – Zoom dator


Zoom och integritet

Det finns en pågående diskussion om att Zoom har haft och har problem gällande säkerhet och integritet. Detta är givetvis något SBF följer. Det finns flera företag och föreningar som väljer att inte använda Zoom av den anledningen. Dock använder flera av Sveriges universitet och högskolor Zoom och utifrån detta har styrelsen kommit fram till att även SBF kommer att använda Zoom för årsmötet 2020.

Vilka åtgärder har SBF vidtagit för att säkerställa säkerheten för deltagarna?

  • Vi godkänner samtliga deltagare manuellt för att kontrollera vilka som ansluter sig till mötet.
  • Vi delar länkar med berörda personer och lägger dem generellt inte fritt på nätet.
  • Vi låser mötet när det har startat.
  • Vi fortsätter följa säkerhetsläget och uppdateringar av verktyget för att försöka ha en så hög säkerhetsnivå som möjligt.

Inspelning av mötet

För att underlätta sekreterarens arbete, kommer årsmötet att spelas in.
Inspelningen sker på kansliets dator och sparas direkt på datorn och inte på någon av zoom servrar.
Inspelningen används endast som stöd för sekreteraren.
När mötesprotokollet är undertecknat och justerat kastas inspelningen.

GDPR

Zooms servrar finns placerade runt om i världen och mötet kommer att passera någon/några av dessa servrar under tiden mötet pågår.
Vilken server datan passerar beror på vilken typ av konto alla deltagare har. Gratiskonton/gäster kan få datan skickad genom den server som finns ledig, oavsett var i världen den finns.
För att minska den risken har föreningens konto inställningen att endast skicka data genom servrar i Tyskland, Nederländerna och USA.
SBF sparar ingen data om deltagarna i Zoom.

Vad kan jag som medlem göra för att säkerställa min egen integritet?

  • Var medveten om att även privata chattmeddelanden mellan dig och en annan mötesdeltagare kommer att sparas ner och kunna läsas i efterhand.
  • Zoom har fått kritik för att deras mjukvara kan samla in oönskad information om användaren, kritik som företaget på olika sätt har försökt åtgärda. Om du ändå vill undvika att ladda ner och installera Zooms mjukvara på din dator kan du istället välja att ansluta till mötet via webbläsare, ringa in med vanlig telefon. Om du ansluter via webbläsaren kan du delta i acklamation, men inte i slutna omröstningar.

För att ringa in till mötet följer du den här proceduren:

  • För att ringa in till testmötet: Ring +46 850 163 827 från din vanliga telefon.
  • Uppge det mötes-ID du fått utskickat och därefter #.
  • När du får frågan om personligt ID, tryck enbart #.
  • Du kommer då att släppas in i mötet. En automatisk röst berättar när din mikrofon sätts på eller stängs av. Instruktionerna är på engelska.